Dentro de todas las tecnologías y herramientas que pueden ayudar a una organización a crecer y ser más competitiva se encuentra un programa de gestión documental. Este posee numerosos beneficios, a continuación revisaremos algunos de ellos:

Mejora de la productividad del trabajador

Cambiar de un modelo físico a uno digital gracias a un gestor documental mejora la eficiencia en las búsquedas y la recuperación de documentos y expedientes. En pocas palabras, el formato digital de los documentos nos hace más productivos.

Ahorro de tiempo

Con un gestor documental, toda la información queda concentrada en un solo repositorio y no aislada en diferentes silos de datos. Los documentos se almacenan con las mismas reglas de creación, clasificación, captura y agiliza las tareas dentro de la organización y da respuestas a los clientes.

Ahorro de costes en espacio

Tradicionalmente, los documentos se almacenaban en estanterías y ficheros. Ahora, con la digitalización de toda la información, se reducen los espacios donde preservar la documentación. En definitiva, ahorramos en costes de material y espacio.

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ROI (Retorno de la Inversión)

Los proyectos relacionados con la gestión documental suelen ser complejos. Sin embargo, cuando analizamos el ROI observamos un gran rendimiento financiero y, además, en un corto espacio de tiempo.

Estandarización de procesos

Los procesos tradicionales son dificultosos de medir si involucran a diferentes personas y departamentos. Eso supone que muchos costes son intrínsecamente imposibles de imputar a menos que se emplee muchísimo tiempo en analizar cada proceso y tarea ejecutada. Con un gestor documental que controla (y automatiza) estos procesos, no solo será más sencillo el control de costes y facturación, sino que se podrá medir y cuantificar de manera empírica los resultados de las tareas.

Mejora en los procesos y flujos de trabajo

Antes lo hemos mencionado. La automatización de los procesos proporciona un control y una estandarización que una metodología tradicional no puede ofrecer. Automatizar procesos dentro de la organización repercute directamente en la eficacia del trabajador y permite al departamento de administración poder gestionar la trazabilidad y auditar todos los procesos y flujos de trabajo de la empresa.

Cumplimiento de las normativas (GDPR)

Desde el 25 de mayo de 2018, hablar de normativas de seguridad de la información es hablar de RGPD, la nueva legislación europea para la protección de datos.

Para muchas empresas, la adaptación a la RGPD supone auditar todos los silos y flujos de información, tecnologías de cifrado y, en muchos casos, requiere de una redefinición de muchos procesos de negocio enfocándolos hacia el “security by design”. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento actual y futuro de las normativas de seguridad que afecten a la organización.

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