La transformación digital se define como la aceleración de las actividades empresariales, los procesos, las competencias y los modelos para aprovechar los cambios y las oportunidades de las tecnologías digitales y optimizar el impacto de éstas de manera estratégica y priorizada.

Este cambio, fomenta el uso de nuevas tecnologías para optimizar la cadena de  valor de la organización con el objetivo de mejorar la productividad y evolucionar a un modelo mucho más competitivo.

Hay que tomar este proceso no como una obligación, sino como una oportunidad para cualquier empresa para mejorar sus procesos de negocio, ser mucho más sostenible gracias a nuevas tecnologías, conseguir mayores beneficios al vender a través de nuevos canales y conocer mejor cuáles son sus potenciales clientes al recopilar mucha más información sobre ellos mediante IoT, monitoreo de redes sociales, etc.

Toda esta información, debidamente tratada mediante técnicas de análisis de datos, nos abrirá nuevas oportunidades de venta, nos permitirá adelantarnos al mercado, ser mejores en nuestros procesos y ser más cercanos a nuestros clientes potenciales. Estamos en la era donde la información es el valor más preciado para una organización.

¿Sabía que, según Forrester Research, acumulamos tanta información que los volúmenes de datos de una organización crecen a una tasa de un 200% anual?

Es muy difícil gestionar toda esta información y con herramientas de file sharing y  almacenamiento simple no es suficiente. Según Gartner, la situación actual de las empresas y sus empleados frente a la gestión de la información es la siguiente:

  • El 15% de los documentos están mal archivados o perdidos.
  • Un 55% de las compañías usa carpetas compartidas para la documentación.
  • El 71% de los usuarios cuando quiere compartir un documento lo tiene en una unidad de red, solo el 15% usa una herramienta cloud.
  • El 48% afirma que no es fácil decidir dónde almacenar la información.
  • El 50% de los usuarios pierde tiempo en buscar información dentro de los documentos.
  • Al 40% le gustaría poder simplificar el proceso de firma de documentos y otros documentos.
  • Un 31% considera que sus sistemas ECM son excesivamente complejos.
  • Un usuario pierde 18 minutos de media para localizar un documento.

Este último dato es muy revelador. Si un usuario pierde aproximadamente 18 minutos  buscando cada documento que necesita dentro de su sistema, podemos realizar el siguiente cálculo:

Pongamos el ejemplo de que un usuario busca 2 documentos al día dentro de su ECM.

Si la jornada laboral es de 8 horas, el usuario utiliza aproximadamente el 7.5% de su jornada laboral buscando documentos.

En una empresa de 500 trabajadores donde el 30% de la plantilla busca documentos diariamente supone diariamente utilizan 5.400 minutos, es decir, 90h diarias perdidas en búsquedas.

Eurostat nos indica que el precio por hora en España el 2017 se situó en 21.2€, lo que supone que una empresa de 500 trabajadores pierde aproximadamente 1.908€ diarios.

Para terminar, si un año tiene 251 días laborables, el coste anual que supone para una empresa de 500 trabajadores la búsqueda de documentos asciende a 478.908€ anuales.

Obviamente, esto es una simulación y puede no reflejar de forma fiel su situación real. Además, no se contemplan los costes de reedición de documentos perdidos, impresión de documentos, sanciones por fuga de información, etc.

Volviendo al informe de Gartner, observamos que los usuarios desconocen dónde almacenar la información. Esto nos lleva a deducir posibles causas:

  • Falta de rigor en los procesos de la organización alrededor de la información.
  • Deficiente formación en temas de gestión documental a los trabajadores.
  • Tecnología de almacenamiento inadecuada o desfasada.
  • Falta de criterio en la estrategia de catalogación y organización de la información.

La transformación digital ofrece un cambio para optimizar estos desajustes. Las organizaciones deben fijar un camino a la digitalización que proporcione un crecimiento sostenido y haga mejorar la capacidad competitiva de la empresa a través de una reducción de costes y una mejora productiva.

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